Cette méthode aide à hiérarchiser les tâches en fonction deux critères principaux : leur importance et leur urgence.
Ainsi, elle permet d'optimiser la productivité et de réduire le stress lié à la procrastination ou à la surcharge de travail.
Voici les différentes étapes de la méthode Eisenhower :
Étape 1 : identifier les tâches
La première étape consiste à dresser une liste exhaustive de toutes les tâches à accomplir, qu'elles soient personnelles ou professionnelles.
Étape 2 : évaluer leur importance
Une fois la liste établie, chaque tâche doit être évaluée en fonction de son importance.
Voici quelques critères permettant d'évaluer l'importance d'une tâche :
évaluer l'impact de la tâche sur vos objectifs à long terme : ce sont celles qui vous permettent de progresser vers vos objectifs professionnels ou personnels
considérer les conséquences négatives si la tâche n'est pas accomplie : plus les conséquences sont importantes, plus la tâche est considérée comme importante
déterminer si la tâche contribue à votre développement personnel ou professionnel : celles qui vous permettent de progresser, d'acquérir de nouvelles compétences, etc.
évaluer si la tâche est alignée avec vos valeurs et votre mission : celles qui s'inscrivent dans votre vision à long terme.
En résumé, plus une tâche a un impact significatif sur vos objectifs, vos compétences et votre développement, plus elle sera considérée comme importante dans la matrice d'Eisenhower.
Étape 3 : évaluer leur urgence
Ensuite, chaque tâche doit être évaluée en fonction de son degré d'urgence. Les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une action immédiate et qui peuvent avoir des conséquences négatives si elles ne sont pas traitées rapidement.
Voici quelques critères permettant d'évaluer l'urgence d'une tâche :
évaluer si la tâche nécessite une attention immédiate ou si elle doit être réalisée dans un délai court : ce sont celles qui doivent être traitées rapidement, sous peine d'avoir des conséquences directes si elles ne le sont pas. L'urgence est déterminée par l'échéance de réalisation, qui peut être proche (urgent) ou lointaine (moins urgent). En revanche, en l'absence de délai, il peut être plus difficile d'évaluer le degré d'urgence
considérer les délais imposés pour la réalisation de la tâche : si un délai strict est fixé, la tâche sera considérée comme urgente
estimer les conséquences négatives si la tâche n'est pas réalisée à temps : plus les conséquences sont importantes en cas de retard, plus la tâche sera considérée comme urgente
En résumé, l'urgence d'une tâche dépend principalement du délai de réalisation requis et des conséquences d'un éventuel retard.
Étape 4 : classer les tâches dans la matrice
Une fois que toutes les tâches ont été évaluées en fonction de leur importance et de leur urgence, elles sont placées dans une matrice à quatre quadrants.
Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes : celles qui sont prioritaires et qui nécessitent une action immédiate.
Quadrant 2 : tâches importantes mais non urgentes : celles qui contribuent à des objectifs à long terme et qui nécessitent une planification et une organisation pour les accomplir.
Quadrant 3 : tâches urgentes mais non importantes : ce sont souvent des distractions ou des interruptions qui peuvent être déléguées ou éliminées si possible.
Quadrant 4 : tâches non importantes et non urgentes : celles qui peuvent être considérées comme des distractions et qui devraient être évitées ou repoussées.
Étape 5 : planifier et agir
Une fois que les tâches ont été classées dans la matrice, il est plus facile de planifier et d'agir de manière efficace.
Les tâches du quadrant 1 doivent être traitées en priorité, suivies par celles du quadrant 2, tandis que les tâches des quadrants 3 et 4 doivent être gérées avec discernement, en évitant autant que possible de les laisser empiéter sur le temps consacré aux tâches prioritaires.