La vie quotidienne et professionnelle peut être particulièrement complexe et intense parfois (souvent). Il y a une multitude de tâches qui s'ajoutent sans cesse, certaines sont ponctuelles d'autres récurrentes. Certaines sont urgentes, d'autres importantes, et d'autres encore les deux à la fois. Sans compter celles qui ne sont ni l'une ni l'autre mais qui campent néanmoins dans notre to do list. Les termes "gestion du temps", "planification", et "organisation" sont presque devenus des mantras dans notre société, et pas que dans le milieu professionnel ! Et pourtant, la gestion du temps et de la productivité sont des éléments essentiels pour atteindre ses objectifs et améliorer sa qualité de vie.
Toutefois, de nombreuses personnes ont du mal à gérer leur temps efficacement et à maximiser leur productivité, tant sur le plan professionnel que personnel. Et c'est bien normal, ce n'est pas quelque chose d'inné et ce n'est pas non plus enseigné à l'école ni à l'université, qui se concentrent sur l'acquisition de connaissances académiques. Or il existe des techniques qui peuvent considérablement vous aider.
Dans cet article, je vous présenterai cinq outils de gestion de temps et de productivité qui ont fait leurs preuves. Vous trouverez une descriptions de leurs objectifs, avantages et inconvénients, basés sur des études scientifiques et des retours d'utilisateurs. Cela pourra vous permettre de trouver le ou les outils les plus adaptés vos besoins afin d'améliorer votre efficacité dans la réalisation de vos projets, personnels ou professionnels.
Enfin, deux témoignages d'application pratique et concrète vous seront présentés par les exemples de Thomas (étudiant) et Julie (avocate), qui nous expliqueront comment ils utilisent et s'approprie certains de ces outils dans leur vie étudiante et professionnelle.
Les bénéfices d'apprendre à gérer son temps dans l'évolution personnelle
L'histoire de la gestion du temps et de la productivité remonte à plusieurs siècles. L'une des premières références à la gestion du temps se trouve dans un livre de conseils écrit par Benjamin Franklin en 1748. Aujourd'hui, la gestion du temps et de la productivité est devenue un sujet de plus en plus important pour les professionnels et les étudiants. Les avancées technologiques ont d'ailleurs rendu plus facile que jamais l'accès à des outils et à des applications de gestion du temps et de la productivité, avec un nombre phénoménal d'applications mobiles et logiciels.
Cependant, bien que ce soit surtout le monde professionnel qui se soit emparé de ce sujet, il est néanmoins particulièrement pertinent pour l'évolution personnel. Et voici cinq exemples de bénéfices qu'apporte la gestion du temps et de la productivité :
Économie de temps :
En gérant mieux notre temps, nous pouvons économiser beaucoup de temps et d'énergie. Nous pouvons ainsi consacrer plus de temps à des activités importantes et enrichissantes, comme la famille, les loisirs, la méditation (ceci est une incitation volontairement distillée, l'air de rien) ou la lecture.
Nous pouvons également éviter le stress et l'épuisement en faisant des pauses régulières, en dormant suffisamment (qui ne s'est pas déjà couché plus tard simplement parce qu'il souhaitait finir quelques tâches, ou profiter de son temps tranquille le soir après avoir fini les tâches quotidiennes ?) et en prenant soin de nous-mêmes (en respectant nos propres rythmes de concentration et de motivation).
Amélioration de la qualité de notre production :
La gestion du temps et de la productivité est également essentielle pour améliorer la qualité de notre travail. En planifiant nos tâches, en établissant des priorités et en travaillant de manière efficace, nous pouvons éviter les erreurs, les retards et les imprévus.
Nous pouvons ainsi livrer un travail de meilleure qualité, plus rapide et plus efficace, ce qui peut nous permettre de mieux réussir dans notre vie professionnelle par exemple.
Réalisation des objectifs :
Cela nous permet de maximiser notre temps et de nous concentrer sur les tâches les plus importantes.
En planifiant nos tâches, en établissant des priorités et en travaillant de manière efficace, nous pouvons nous rapprocher chaque jour de nos objectifs, sans nous disperser et en minimisant la procrastination.
Satisfaction personnelle :
En atteignant nos objectifs grâce à une bonne gestion du temps et de la productivité, nous pouvons ressentir une grande satisfaction personnelle. Nous pouvons ainsi mieux contrôler notre vie, réaliser nos rêves, apprendre de nouvelles compétences et devenir des personnes plus compétentes et épanouies.
Ces méthodes nous donnent également un plus grand sentiment de contrôle sur nos tâches : leur élaboration, planification et exécution.
Épanouissement personnel :
Enfin, elle peut nous aider à nous épanouir pleinement en tant qu'individus. En ayant plus de temps pour nos passions, nos intérêts et nos relations, nous pouvons nous sentir plus heureux, plus équilibrés et plus connectés aux autres (et aussi, accessoirement, ne pas avoir l'impression que notre vie se résume à une succession de tâches et de responsabilités à accomplir chaque jour, à la Sisyphe...).
Nous pouvons également réaliser des projets personnels, contribuer à la société et avoir un impact positif sur notre environnement. La libération du temps pourrait être considérée comme une libération tout court !
"Le temps est le bien le plus précieux de l'homme ; le gaspiller revient à gaspiller sa propre vie."
Ovide
5 outils de gestion du temps et de productivité
Voici 5 méthodes qui ont su démontrer leur efficacité en fonction d'objectifs variés.
La méthode Eisenhower :
La méthode Eisenhower est une technique de gestion du temps développée par Dwight D. Eisenhower, ancien Président des États-Unis. Elle consiste à classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, et à les traiter en conséquence.
L'objectif de cette méthode est de prioriser les tâches pour mieux gérer son temps et sa charge de travail. Elle permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et urgentes en premier lieu, tout en évitant de perdre du temps sur des tâches moins importantes ou non urgentes.
Cette une méthode particulièrement adaptée pour les personnes qui ont l'habitude des to-do-list qui n'en finissent pas de s’allonger et qui ne savent plus par où commencer.
Les avantages :
cette méthode permet de gagner en efficacité en priorisant les tâches,
d'éviter de se laisser déborder par les tâches secondaires ou moins importantes
de faciliter la prise de décision, en aidant à choisir rapidement quelles tâches sont les plus importantes et méritent une attention immédiate.
amène de la clarté d'esprit dans les différentes tâches
permet de réduire le stress induit par la vue d'une liste de tâches très (trop) longue
permet de redonner du sens aux différentes tâches (plus simplement une ligne sur une liste), en nous incitant à réfléchir à leurs pertinences et importances.
Les inconvénients :
pour certaines personnes, il peut être difficile de déterminer avec précision l'importance et l'urgence de certaines tâches,
ce qui peut entraîner des erreurs de classification.
peut ne pas convenir à des tâches plus créatives ou moins structurées, qui ne peuvent pas être facilement classées en fonction de leur importance et de leur urgence.
Pour avoir plus de détails sur cette méthode, vous pouvez consulter une description ici.
La méthode Pomodoro :
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps développée dans les années 1980 par Francesco Cirillo. Son objectif est de favoriser la concentration et la productivité en découpant le temps en tranches de 25 minutes appelées "pomodoros", séparées par des pauses de 5 minutes. Au départ conçu pour les personnes ayant du mal à se concentrer, elle peut également être utilisée pour les personnes qui à l'inverse, ont du mal à prendre des pauses.
Les avantages :
elle permet de lutter contre la procrastination en découpant les tâches en petites parties, plus faciles à aborder.
elle favorise la concentration en limitant le temps de travail sur une tâche donnée à 25 minutes, et en prévoyant des pauses régulières pour se reposer.
elle peut aider à mieux estimer le temps nécessaire pour réaliser une tâche, et donc à mieux planifier son emploi du temps.
incite à prendre des pauses et favorise ainsi la régénération cognitive.
permet également de réduire le stress en évitant la surcharge de travail et en favorisant une meilleure récupération
Les inconvénients :
Certaines personnes peuvent trouver difficile de se concentrer sur une tâche donnée pendant 25 minutes,
ou encore de reprendre leur travail après une pause de 5 minutes.
elle peut ne pas convenir à des tâches plus complexes qui nécessitent plus de temps pour être abordées efficacement (si vous restez à 25 min).
Malgré ces inconvénients, de nombreuses études ont montré l'efficacité de la méthode Pomodoro pour améliorer la concentration et la productivité, ainsi que pour réduire le stress et la fatigue liés à une utilisation prolongée de l'ordinateur.
Vous pouvez bien évidemment adapter à votre convenance les intervalles de temps. Pour certains, 25 minutes peut vraiment être trop courtes et engendrer de la frustration. Vous pouvez donc le rallonger. Pensez également rallonger le temps de pause entre chaque pomodoros en conséquence. Ce qui compte, c'est surtout le concept, par l'outil en soi : avoir des intervalles de temps réguliers de concentration et focalisation, sans distraction, entrecoupés par des temps de pauses pour éviter l'épuisement mental.
Être concentré pendant une trop longue période peut fatiguer cognitivement. Et de fait, au lieu de gagner du temps en travaillant sur une très longue période, nous en perdons car nous sommes fatigués cognitivement.
Sur ce site, vous trouverez un pomodoro agréable et personnalisable.
La méthode GTD (Getting Things Done) :
La méthode GTD, ou "Getting Things Done", est une méthode de gestion du temps et de productivité développée par David Allen. Cette méthode vise à améliorer la productivité en permettant de traiter plus efficacement les tâches et les informations qui nous sollicitent au quotidien.
La méthode GTD se compose de cinq étapes principales : la collecte, la clarification, l'organisation, la révision et l'action. Elle consiste à collecter toutes les tâches, projets, informations et idées qui nous viennent à l'esprit, à les clarifier pour en déterminer l'importance et l'urgence, à les organiser dans un système fiable, à les réviser régulièrement pour s'assurer de leur pertinence, et enfin à agir sur les tâches les plus importantes en priorité.
Voici le détails des 5 étapes clés de la méthode GTD :
- Collecter : rassembler et consigner toutes les tâches, projets et idées dans des "boîtes d'entrée" (physiques ou numériques) pour ne rien oublier.
- Traiter : analyser chaque élément collecté pour en déduire des actions concrètes à réaliser.
- Organiser : classer ces actions dans un système de listes et de calendrier pour les planifier.
- Réviser : revoir régulièrement ces listes pour ajuster et s'assurer de ne rien laisser de côté.
- Exécuter : réaliser les tâches de manière concentrée, sans stress, en se focalisant sur l'action.
Les avantages :
d'avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches à réaliser,
d'éviter les oublis
de mieux gérer son temps en traitant les tâches selon leur importance et leur urgence
Les inconvénients :
peut nécessiter une certaine rigueur et une organisation minutieuse pour être efficace, ce qui peut être difficile à mettre en place pour certaines personnes.
la collecte et la clarification de toutes les tâches et informations peuvent prendre du temps et de l'énergie.
La méthode des 4 D :
La méthode des 4 D est une méthode simple de gestion du temps et de productivité qui consiste à traiter chaque tâche selon quatre étapes : Déléguer, Différer, Décider, ou Faire.
La première étape consiste à déléguer la tâche si possible, c'est-à-dire à la confier à quelqu'un d'autre qui peut la réaliser à notre place.
Si la tâche ne peut pas être déléguée, la deuxième étape consiste à la différer, c'est-à-dire à la reporter à plus tard si elle n'est pas urgente ou importante.
La troisième étape consiste à décider de la façon de traiter la tâche en fonction de son importance et de son urgence :
si la tâche est importante et urgente, il convient de la traiter immédiatement.
si elle est importante mais pas urgente, il convient de la planifier pour plus tard.
si elle est urgente mais pas importante, il convient de la traiter rapidement mais sans y consacrer trop de temps.
enfin, si elle n'est ni urgente ni importante, il convient de la supprimer ou de la mettre de côté.
Les avantages :
sa simplicité et sa rapidité d'utilisation, qui permettent de traiter rapidement et efficacement les tâches qui nous sollicitent au quotidien.
mieux gérer son temps en se concentrant sur les tâches les plus importantes et urgentes en premier lieu.
Les inconvénients :
elle peut manquer de précision dans la classification des tâches, ce qui peut entraîner des erreurs de traitement.
elle peut ne pas convenir à des tâches plus complexes ou créatives, qui nécessitent une approche plus nuancée.
La méthode de la chaîne :
La méthode de la chaîne est une méthode de gestion du temps et de productivité qui vise à encourager la régularité et la constance dans l'exécution de tâches quotidiennes.
Son fonctionnement est simple : chaque jour, vous vous engagez à effectuer une tâche spécifique pour une durée fixe, généralement 30 minutes, et vous notez cette tâche sur un calendrier. Chaque jour, vous ajoutez une nouvelle tâche à votre chaîne et vous continuez à travailler sur les tâches précédentes jusqu'à ce que vous ayez accompli une chaîne de tâches d'une durée déterminée, par exemple 30 jours.
L'objectif principal de la méthode de la chaîne est de créer une habitude productive à long terme en rendant les tâches quotidiennes plus gérables et en évitant la procrastination. En notant les tâches accomplies sur un calendrier, vous pouvez voir votre progression et rester motivé pour maintenir la chaîne en cours. Cette méthode peut également aider à prioriser les tâches et à éviter de se sentir submergé par une liste de choses à faire.
Les avantages :
L'un des avantages de la méthode de la chaîne est sa simplicité. Il n'y a pas de liste de tâches compliquée à gérer et la durée de chaque tâche est limitée, ce qui peut aider à prévenir la fatigue mentale et à maintenir la concentration. La méthode de la chaîne peut également aider à développer une discipline personnelle et une capacité à travailler de manière autonome.
Cependant, la méthode de la chaîne peut également présenter des inconvénients. Il peut être difficile de maintenir une chaîne de tâches à long terme et de trouver la motivation nécessaire pour continuer à travailler sur les tâches précédentes chaque jour. De plus, la durée de 30 minutes pour chaque tâche peut ne pas convenir à tous les types de travaux ou à tous les emplois du temps, et certains peuvent trouver cette méthode trop restrictive ou contraignante.
En somme, la méthode de la chaîne peut être un outil utile pour développer une routine productive et créer de bonnes habitudes de travail. Cependant, elle nécessite de la discipline et de la motivation pour être efficace sur le long terme, et peut ne pas convenir à tous les types de travailleurs ou de tâches.
sa simplicité : il n'y a pas de liste de tâches compliquée à gérer,
et la durée de chaque tâche est limitée, ce qui peut aider à prévenir la fatigue mentale et à maintenir la concentration.
aide à développer une discipline personnelle,
et sa capacité à travailler de manière autonome.
Les inconvénients :
il peut être difficile de maintenir une chaîne de tâches à long terme et de trouver la motivation nécessaire pour continuer à travailler sur les tâches précédentes chaque jour.
la durée de 30 minutes pour chaque tâche peut ne pas convenir à tous les types de travaux ou à tous les emplois du temps, et certains peuvent trouver cette méthode trop restrictive ou contraignante.
En résumé, la méthode de la chaîne peut être un outil utile pour développer une routine productive et créer de bonnes habitudes de travail. Cependant, elle nécessite de la discipline et de la motivation pour être efficace sur le long terme, et peut ne pas convenir à tous les types de travailleurs ou de tâches.
Témoignages d'applications concrètes et pratiques
Thomas* et Julie* nous partagent leur expérience avec certains des outils présentés ci-dessous. Les méthodes n'ont d'utilité que si elles sont adaptées par et pour chaque personne. L'appropriation de techniques nécessitent de tester, d'adapter, d'ajuster, et ce, par essais-erreurs, afin qu'elles nous correspondent. Ce n'est pas à l'homme de s'adapter aux outils, mais aux outils d'être adaptés à l'humain.
La témoignage de Thomas*, étudiant en licence 3 de psychologie :
"J'ai découvert les outils de gestion du temps seulement en L2, en milieu d'année. C'est un ami en école de commerce qui m'en a parlé. Au départ j'étais contre, j'avoue. Je trouvais ses méthodes trop rigides et superflues. Puis nous avons décidé de travailler ensemble et je l'ai vu faire. Ça m'a bluffé ! J'ai alors souhaitez essayer.
J'ai commencé avec le Pomodoro. 25 min au départ. Mais ça m'allait pas parce que 25 min c'était trop court. Alors j'ai changé pour 45 min de concentration, suivi de 15 min de pause, (grande pause de 45 min). Ça m'a changé les révisions ! Vraiment !
J'ai immédiatement eu beaucoup moins de mal à me motiver pour commencer une session de 45 min. Mon problème avant était que je n'avais pas de timing. Du coup, me motiver pour réviser était difficile car j'avais l'impression que ça allait durer des plombes ! Mais au final, les plombes, c'était pour me décider à travailler ! Une fois lancer, je ne faisais pas de pause. Du coup bien souvent j'arrêtais après plusieurs heures, quand je ne pouvais plus rien retenir ou que je ne pouvais plus me concentrer. Que de pertes de temps !!
Maintenant avec Pomodoro, je gère parfaitement mon temps de révision. Et surtout, j'optimise mes facultés mentales, comme l'attention, la concentration et la mémoire.
Cette année, pour la licence 3, je teste une nouvelle technique, complémentaire au Pomodoro : la méthode Eisenhower. Je l'utilise pour prioriser mes révisions et développer une stratégie d'optimisation des matières à travailler. En effet, toutes les matières n'ont pas le même coefficient dans la moyenne générale. De même, je n'ai pas le même niveau de base pour toute. Et enfin, les 3 premières années de licence sont assez générales, toutes les matières ne m'intéressent pas et ne me suivront pas dans mon parcours en master et plus tard, pour mon métier. Par exemple la psychologie du développement (de l'enfant) est une matière avec un coefficient médian, mais qui m'intéresse beaucoup car je souhaite devenir psychologue clinicien auprès d'enfants. En revanche, les statistiques sont une matière que je déteste et pour lesquelles j'ai un niveau très faible.
En utilisant ces trois critères : poids dans la moyenne générale, intérêts, et niveau personnel, je peux décider quels efforts et quelle temporalité déployer pour chaque matière pour optimiser mes révisions".
La témoignage de Julie*, avocate en droit de la famille :
"J'utilise des méthodes de gestion du temps depuis plusieurs années maintenant. J'en ai testé beaucoup je pense, et j'aime en changer et en découvrir de nouvelles.
J'ai beaucoup utilisé la méthode du Pomodo, mais maintenant je ne m'en sers plus car je pense avoir automatiser une certaine forme d'organisation sur ce plan-là, pour pouvoir à présent me dispenser de faire usage d'un outil spécifique.
En ce moment, j'utilise la technique 4D pour les tâches de gestion courante du cabinet, et la méthode GTD pour traiter mes dossiers clients.
Dans le détail, la GTD m'aide pour traiter les dossiers : écriture de conclusion et préparation des dossiers de plaidoiries. Pour moi c'est strictement nécessaire car j'ai une fâcheuse tendance au perfectionnisme et sans méthode, je me perds souvent dans le détail et je perds facilement beaucoup de temps inutilement. Cette méthode m'aide à rester pratique, efficace et centrée sur l'objectif poursuivi pour chaque mission. J'alloue également un temps spécifique à chacune des étapes de la GTD (collecte, la clarification, l'organisation, la révision et l'action).
Pour la gestion du cabinet au quotidien, j'utilise la méthode des 4D. C'est grâce à elle que j'ai appris à déléguer. J'avais l'habitude de faire beaucoup chose moi-même, comme répondre à certains mails ou ajouter des dates à mon agenda. C'est grâce à Catherine, ma secrétaire juridique, que j'ai découvert cette méthode. C'est elle qui me l'a proposé quelques semaines après son embauche, car elle souhaitait que je lui confie plus de tâches. J'étais bien sûr tout à fait ravie de sa proposition, mais je ne savais pas quoi lui confier. Depuis, je ne peux plus m'en passer. Je l'utilise strictement tous les jours. Car elle m'aide également à m'organiser dans les tâches que je ne peux pas déléguer. Elle m'aide à clarifier mon emploi du temps, en fonction de l'importance et de l'urgence des tâches. C'est fini pour moi les listes sans fin de tâches à faire ! Grâce à cette technique, je me sens plus en maîtrise de mon temps de travail. C'est moi qui décide et organise, ce ne sont plus les aléas de la vie quotidienne !"
Conclusion
La gestion du temps et de la productivité est un enjeu majeur dans notre vie professionnelle et personnelle, car c'est un pilier pour l'atteinte de nos objectifs et améliorer notre qualité de vie.
Ces outils peuvent vous permettre d'obtenir plus de clarté et de sérénité dans l'accomplissement de tâches de différentes natures.
Les méthodes de gestion du temps présentées dans cet article peuvent vous aider à mieux gérer votre temps, à être plus efficace dans vos tâches, à réduire le stress et à atteindre vos objectifs.
Chacune de ces méthodes présente des avantages et des inconvénients, et il est important de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins et à votre style de travail. Certaines méthodes conviendront mieux pour des tâches plus simples et répétitives, tandis que d'autres seront plus adaptées pour des tâches complexes et nécessitant une planification plus approfondie.
De plus, je vous incite fortement à vous les approprier, c'est-à-dire les adapter à vos besoins et à votre propre fonctionnement.
Enfin, il est important de se rappeler que la gestion du temps et de la productivité est un processus continu qui nécessite de la discipline, de l'organisation et de la persévérance. En utilisant ces méthodes de gestion du temps de manière cohérente, il est possible de maximiser son temps et de réaliser ses objectifs de manière plus efficace.
Pour aller plus loin
Si vous souhaitez approfondir votre travail d'évolution personnelle, vous pouvez également faire appel à un professionnel.
Les consultations appelées TECC ou TCC (pour thérapies émotionnelles, cognitives et comportementales) ont largement démontré leur efficacité dans de nombreuses thématiques. Elles permettent de mettre en œuvre un travail étayé et approfondi sur le plan émotionnel, corporel, cognitif (pensées limitantes, schémas automatiques...) et comportemental.
Céline Gasperini
Psychologue clinicienne
* vous vous en doutez, les prénoms ont été modifiés.